CONSULTORÍA SGDEA
Antes de comprar software, defina qué necesita realmente su organización.
Acompañamos a entidades y empresas a diagnosticar su situación actual, estructurar requisitos, definir alcance y arquitectura, evaluar alternativas y convertir un proyecto SGDEA en una hoja de ruta viable.
ALCANCE
De la necesidad documental a requisitos claros y evaluables.
Diagnóstico
Revisamos procesos, instrumentos archivísticos, sistemas, flujos, información, brechas y dependencias que pueden afectar el proyecto.
Modelo de requisitos
Estructuramos requisitos funcionales y no funcionales de acuerdo con las necesidades documentales, operativas y tecnológicas de la organización.
Alcance y prioridades
Definimos qué debe resolver el proyecto, qué puede implementarse por etapas y qué condiciones deben atenderse antes de iniciar.
Arquitectura e integraciones
Identificamos componentes, sistemas relacionados, interoperabilidad, seguridad, infraestructura, migración y condiciones de operación.
Evaluación tecnológica
Convertimos los requisitos en criterios comparables para evaluar soluciones, propuestas o alternativas de implementación con mayor objetividad.
Acompañamiento
Podemos apoyar estructuración, selección, implementación, seguimiento técnico o interventoría según el alcance acordado.
CUÁNDO APLICA
Una consultoría SGDEA es especialmente útil cuando todavía hay decisiones por resolver.
Antes de una adquisición
Cuando necesita definir requisitos y criterios de evaluación antes de solicitar o comparar propuestas.
Antes de una implementación
Cuando ya existe una alternativa tecnológica, pero falta precisar alcance, integraciones, migración, infraestructura o etapas.
Durante una modernización
Cuando la organización tiene un sistema documental y necesita identificar brechas, riesgos y una ruta de evolución.
Cuando el proyecto se ha vuelto complejo
Cuando archivo, tecnología, seguridad, procesos y contratación están tomando decisiones sin una visión común.
METODOLOGÍA
Del diagnóstico a una hoja de ruta ejecutable.
Entender
Contexto, objetivos, operación, instrumentos, sistemas y restricciones.
Evaluar
Brechas, riesgos, dependencias y condiciones para una implementación sostenible.
Definir
Requisitos, arquitectura, prioridades, alcance y criterios de aceptación.
Planear
Entregables, etapas, responsables y ruta recomendada para avanzar.
TECNOLOGÍA
La consultoría no obliga a comprar Openthyc.
El objetivo de la consultoría es estructurar una decisión mejor sustentada. Si el diagnóstico concluye que Openthyc SGDEA es una alternativa adecuada, podemos continuar hacia una demostración e implementación. Si la necesidad es más amplia que un SGDEA, podemos abordar una estrategia de gestión documental integral.
PREGUNTAS FRECUENTES
Preguntas frecuentes sobre consultoría e implementación SGDEA.
¿Qué incluye una consultoría SGDEA?
El alcance puede incluir diagnóstico, requisitos funcionales y no funcionales, arquitectura, integraciones, migración, seguridad, criterios de evaluación y hoja de ruta de implementación.
¿Qué es un modelo de requisitos para un SGDEA?
Es un instrumento de planeación que permite formular y organizar los requisitos funcionales y no funcionales que debe atender la gestión de documentos electrónicos de la organización.
¿La consultoría debe realizarse antes de comprar un SGDEA?
Es recomendable cuando la organización todavía no tiene claramente definidos requisitos, alcance, integraciones, arquitectura o criterios para evaluar las alternativas disponibles.
¿Pueden evaluar un SGDEA que ya está implementado?
Sí. El diagnóstico puede utilizarse para identificar brechas, problemas de operación, necesidades de integración y oportunidades de modernización.
¿La consultoría SGDEA está dirigida solo a entidades públicas?
No. Puede aplicarse a entidades públicas, organizaciones reguladas y empresas privadas que necesiten estructurar o evaluar su gestión documental electrónica.
¿Después de la consultoría Opentic puede implementar la solución?
Sí. Si el alcance y la alternativa tecnológica lo requieren, Opentic puede continuar con implementación, integraciones, migración, acompañamiento y evolución del proyecto.