SOFTWARE SGDEA
Gestión documental con rigor archivístico, sin complejidad innecesaria.
Openthyc SGDEA ayuda a gestionar documentos y expedientes electrónicos con trazabilidad, control archivístico e integración. La plataforma se adapta al contexto de organizaciones públicas y privadas en Colombia y puede evolucionar con sus procesos y arquitectura tecnológica.
CAPACIDADES
Gestione documentos y expedientes electrónicos durante su ciclo de vida.
Documentos y expedientes electrónicos
Organice la información dentro de expedientes y estructuras que permitan mantener su contexto documental.
Instrumentos archivísticos y TRD
Parametrice la gestión de acuerdo con la estructura documental y los instrumentos definidos por la organización.
Flujos documentales
Integre documentos con procesos, actividades y responsables de la operación institucional.
Metadatos y recuperación
Estructure información descriptiva para facilitar clasificación, localización y consulta.
Seguridad y trazabilidad
Mantenga control de usuarios, accesos y acciones asociadas con la gestión documental.
Integración e interoperabilidad
Conecte la gestión documental con otras aplicaciones según la arquitectura y el alcance del proyecto.
SGDEA EN COLOMBIA
La implementación empieza antes de instalar el software.
Un proyecto SGDEA debe considerar procesos, instrumentos archivísticos, expedientes, metadatos, requisitos funcionales y no funcionales, seguridad, infraestructura, integraciones, migración y preservación. Por eso Opentic aborda estos proyectos combinando tecnología, arquitectura y gestión documental.
¿Aún está definiendo alcance o requisitos? Nuestro servicio de consultoría e implementación SGDEA permite identificar brechas y estructurar una hoja de ruta antes de iniciar una adquisición o implementación.
INTEGRACIÓN
Un SGDEA no debería convertirse en otro sistema aislado.
Las organizaciones producen y reciben información desde ERP, plataformas de atención, aplicaciones misionales, sistemas administrativos y desarrollos propios. Openthyc puede integrarse dentro de ese ecosistema mediante servicios definidos de acuerdo con la arquitectura tecnológica y las necesidades del proyecto.
PREGUNTAS FRECUENTES
Preguntas frecuentes sobre SGDEA.
¿Qué es un SGDEA?
Es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo orientado a gestionar documentos y expedientes electrónicos dentro de su contexto archivístico durante el ciclo de vida documental.
¿Qué diferencia existe entre un SGDEA y un gestor documental?
Un gestor documental puede concentrarse en almacenar, organizar y compartir archivos. Un SGDEA incorpora además elementos como expedientes, clasificación documental, metadatos, trazabilidad, instrumentos archivísticos y control del ciclo de vida.
¿Qué debe considerar una organización antes de implementar un SGDEA?
Procesos documentales, instrumentos archivísticos, requisitos funcionales y tecnológicos, infraestructura, seguridad, integraciones, migración y modelo de operación.
¿Openthyc puede implementarse en entidades públicas?
Sí. El alcance, parametrización, arquitectura, integraciones y acompañamiento se definen según el contexto particular de la entidad.
¿Openthyc puede utilizarse en empresas privadas?
Sí. Puede adaptarse a organizaciones que necesitan mejorar organización, control, trazabilidad e integración de su información documental.
¿Openthyc está disponible en la nube?
Sí. Openthyc SGDEA Cloud ofrece una instancia dedicada de la plataforma administrada en infraestructura cloud.
¿Openthyc puede integrarse con otros sistemas?
Sí. Las integraciones se definen de acuerdo con los sistemas existentes, la arquitectura tecnológica y el alcance de cada proyecto.
¿Cuánto tarda una implementación SGDEA?
Depende del alcance, procesos, instrumentos archivísticos, integraciones, migraciones, infraestructura y nivel de parametrización. Opentic recomienda evaluar primero el contexto de la organización.