GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRAL
Del archivo físico a la gestión digital, con una ruta clara.
Organizamos, normalizamos, digitalizamos y modernizamos la gestión documental de su organización, integrando procesos archivísticos, tecnología y cumplimiento en una sola estrategia.
La información debería simplificar su operación, no complicarla.
Información difícil de encontrar
Fondos físicos y repositorios digitales dispersos, sin una estructura documental común.
Procesos manuales
Búsquedas, consultas, radicación, transferencias y controles que consumen capacidad operativa.
Digitalización sin estrategia
Documentos escaneados que siguen siendo difíciles de localizar, clasificar o integrar.
Falta de trazabilidad
Dificultad para controlar responsables, versiones, accesos, decisiones y ciclo de vida documental.
CAPACIDADES
Una intervención integral, desde el diagnóstico hasta la mejora continua.
Diagnóstico y estrategia documental
Analizamos procesos, información, instrumentos, riesgos, necesidades de digitalización y tecnología para construir una hoja de ruta priorizada.
Organización e intervención documental
Clasificación, ordenación, descripción, expedientes, inventarios, transferencias y preparación documental según el alcance definido.
Instrumentos archivísticos
Diseño y actualización de TRD, TVD, CCD, PGD, PINAR, tablas de control de acceso, bancos terminológicos y modelos de requisitos cuando apliquen.
Digitalización y transformación documental
Preparación, digitalización, OCR, indexación, metadatos, control de calidad, conversión y migración documental.
Operación documental
Diseño y acompañamiento de unidades de correspondencia, centros de administración documental, transferencias, consultas e indicadores de operación.
Tecnología documental
Integramos SGDEA, Orfeo, OCR, firma, ERP y sistemas existentes para que la tecnología acompañe el proceso documental.
Auditoría e interventoría
Seguimiento técnico, evaluación de entregables, calidad, avance, obligaciones, brechas y planes de mejora en proyectos documentales.
Capacitación y transferencia de conocimiento
Formación para responsables documentales, administradores y usuarios, alineada con los procesos y soluciones implementadas.
TECNOLOGÍA QUE ACOMPAÑA EL PROCESO
Servicios archivísticos y software en una misma estrategia.
Openthyc SGDEA
Gestión de documentos electrónicos, expedientes, metadatos y trazabilidad.
Orfeo
Radicación, gestión documental y evolución de procesos alrededor de una plataforma abierta.
Visor Procesador OCR
Procesamiento, reconocimiento, metadatos y control de calidad de documentos digitalizados.
Cerbero SIGN
Firma digital/electrónica, validación, trazabilidad e integración con sistemas documentales.
La definición normativa y técnica final depende del tipo de organización, sus obligaciones, sus instrumentos vigentes y el alcance del proyecto.