SGDEA PARA ENTIDADES PÚBLICAS
Una implementación institucional debe responder al contexto documental, tecnológico y operativo de la entidad.
Openthyc permite estructurar una implementación SGDEA para entidades públicas considerando instrumentos archivísticos, expedientes electrónicos, requisitos, seguridad, integraciones, migración y evolución de la plataforma.
IMPLEMENTACIÓN INSTITUCIONAL
Del modelo de requisitos a una operación SGDEA sostenible.
Contexto e instrumentos archivísticos
Partimos de procesos, estructura orgánica, CCD, TRD, expedientes y demás instrumentos que condicionan la gestión documental de la entidad.
Modelo de requisitos
La parametrización y el alcance tecnológico se relacionan con los requisitos funcionales y no funcionales definidos para la gestión de documentos electrónicos.
Expedientes y trazabilidad
Organice documentos y expedientes electrónicos manteniendo contexto, metadatos, responsables y evidencia de las acciones realizadas durante su ciclo de vida.
Integraciones institucionales
Conecte el SGDEA con sistemas misionales, plataformas de atención, ERP, servicios de firma y otras aplicaciones que producen o reciben documentos.
Migración y puesta en operación
Defina criterios para incorporar información existente, configurar usuarios, realizar pruebas y llevar la solución a operación de forma controlada.
Evolución y acompañamiento
La plataforma puede evolucionar con nuevos procesos, integraciones y necesidades institucionales sin tratar la implementación como un proyecto aislado.
MARCO ARCHIVÍSTICO
El software es una parte de la implementación SGDEA.
Para los sujetos obligados, el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación establece la conformación de expedientes electrónicos de acuerdo con el CCD y las TRD y su incorporación al SGDEA. También establece que, antes de implementar el SGDEA, la entidad debe elaborar su Modelo de Requisitos para Documentos Electrónicos de Archivo.
Por eso Opentic evita presentar Openthyc como una instalación genérica: el alcance debe relacionarse con el contexto institucional, los instrumentos archivísticos, la arquitectura y las integraciones de cada entidad.
¿La entidad aún está definiendo requisitos o alcance? Puede comenzar con nuestra consultoría SGDEA antes de tomar una decisión tecnológica.
ARQUITECTURA E INTEGRACIÓN
El SGDEA debe formar parte del ecosistema institucional.
Las entidades producen documentos desde múltiples sistemas y canales. La implementación de Openthyc puede contemplar integraciones y servicios de interoperabilidad de acuerdo con la arquitectura existente, evitando duplicar tareas y repositorios sin necesidad.
EXPERIENCIA
Experiencia aplicada a operaciones documentales del sector público.
Opentic ha participado en proyectos documentales institucionales con operaciones de alta escala. El caso Cancillería muestra una operación con más de 1.500 usuarios activos y decenas de miles de radicados y expedientes gestionados.
Si busca la visión general del producto, conozca Openthyc SGDEA.
PREGUNTAS FRECUENTES
Preguntas frecuentes sobre SGDEA para entidades públicas.
¿Qué debe tener definido una entidad antes de implementar un SGDEA?
Debe evaluar su contexto documental, procesos, instrumentos archivísticos, modelo de requisitos, arquitectura, seguridad, integraciones, migración y condiciones de operación.
¿El Modelo de Requisitos debe existir antes de implementar el SGDEA?
Para los sujetos obligados por el Acuerdo 001 de 2024 del AGN, la entidad debe elaborar previamente el Modelo de Requisitos para Documentos Electrónicos de Archivo atendiendo los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación.
¿Openthyc puede parametrizarse con las TRD de la entidad?
La implementación contempla la parametrización documental de acuerdo con los instrumentos archivísticos y el alcance definido para la entidad.
¿Puede integrarse con sistemas misionales y plataformas de atención?
Sí. Las integraciones se definen según la arquitectura, los sistemas existentes, los flujos de información y las necesidades del proyecto.
¿Se puede migrar información desde otro gestor documental?
Sí, cuando el proyecto lo requiere. La migración debe evaluarse previamente para definir fuentes, estructura, metadatos, calidad, volumen y reglas de incorporación.
¿Openthyc está certificado por el Archivo General de la Nación?
Opentic no presenta Openthyc como un producto certificado por el AGN. La implementación se estructura alrededor de los requisitos, instrumentos y lineamientos aplicables al contexto de la entidad.